Ein Büroumzug kann aus vielen Gründen stattfinden. Mal ist es ein strategischer Standortwechsel, ein auslaufender Mietvertrag oder schlicht ein Zuwachs an Mitarbeitern – ein neues Büro muss her. Verglichen mit einem Privatumzug ist ein Firmenumzug allerdings um einiges heikler. Schleichen sich Fehler im Ablauf ein, kann es passieren, dass es zu übermässigem Arbeitsausfall kommt. Damit Ihr Tagesgeschäft nicht unter dem Ortswechsel leidet, fangen Sie am besten rechtzeitig mit der Planung an.
Im Prinzip ist ein Firmenumzug nichts anderes als ein Projekt. Betrachten und planen Sie es als solches und stellen Sie einen detaillierten Projektplan auf. Zuallererst aber schauen Sie in den alten Mietvertrag, um die Kündigungsfrist für das aktuelle Büro einzuhalten. Sind die alten Räume gekündigt, kann es losgehen.
Ein Umzug sollte immer auch als Chance gesehen werden, alten Ballast loszuwerden und Neues anzuschaffen. Beziehen Sie auch hier schon früh die Mitarbeiter ein und berücksichtigen Sie Ihre Wünsche und Anregungen. Jetzt wäre beispielsweise eine perfekte Gelegenheit, um neues Büromobiliar zu kaufen. Ausserdem kann die Sitzordnung neu bestimmt werden – warum zu lange an Altem festhalten?
Damit das Tagesgeschäft während der Umzugsvorbereitung problemlos weiter laufen kann, bilden Sie am besten verschiedene Arbeitsgruppen, die für unterschiedliche Bereiche oder Räume zuständig sind. Beispielsweise müssen Möbel etikettiert werden, damit Sie im neuen Büro den richtigen Standort erhalten. Eine andere Gruppe sollte sich im Vorfeld mit dem Einrichtungsplan beschäftigen, um für eine reibungslose Wiederaufnahme des Tagesgeschäfts in den neuen Räumen zu sorgen. Auch müssen die alten Schlüssel von sämtlichen Mitarbeitern eingesammelt werden. Sorgen Sie ausserdem dafür, dass Ihre Kunden rechtzeitig über Ihren Umzug in Kenntnis gesetzt werden, damit sie sich darauf einstellen können.
Direkt bei Planungsbeginn sollten Sie sich überlegen, eine Umzugsfirma einzubeziehen. Insbesondere wenn sensible Geräte fachmännisch eingepackt werden und unbeschädigt von A nach B transportiert werden müssen. Eine Umzugsfirma kann Ihnen entweder von Anfang an zur Seite stehen und die komplette Planung sowie den Umzug übernehmen oder nur für ausgewählte Teilarbeiten engagiert werden. Spätestens jedoch für den Umzugstag selbst sind die Profis meist unentbehrlich – allein schon aus Versicherungsgründen. Fährt ein Mitarbeiter oder ein Bekannter den Umzugswagen und eckt irgendwo an, ist das Umzugsgut im Zweifel nicht ausreichend versichert. Eine erfahrene Firma kann hier viel Zeit und Mühe und somit auch Kosten sparen.
Das A und O eines jeden Geschäftsumzugs ist eine funktionstüchtige IT im neuen Büro, damit Sie sofort wieder für den Kunden erreichbar sind und kein Leerlauf entsteht. Zusätzlich haben Sie bereits im Vorfeld die Adresse auf Ihrer Website und auch im Handelsregister ändern lassen. Ist der Umzug geschafft, bewahren Sie auf jeden Fall alle Belege über Ihre Ausgaben diesbezüglich gut auf. Einen Büroumzug kann man immer in der Steuererklärung geltend machen.
Eine Einweihungsfeier ist die perfekte Gelegenheit, Mitarbeiter und ihre Familien und auch einige Kunden mit dem neuen Standort bekannt zu machen und gemeinsam auf einen gelungenen Umzug anzustossen.
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